Agilni marketing je usmerjen v cilj, ki ga želimo doseči. Podjetje za preobrazbo v agilno delovanje in mišljenje potrebuje od tri do pet let.

Ključne značilnosti agilnega delovanja so usmerjenost k delu v iteracijah. Spremenjen način izvajanja projektov, boljši vpogled v stanje projekta v katerem koli trenutku in spremembe odnosov med zaposlenimi.

Agilnost ni nekaj, česar bi se morali lotiti le v marketinških oddelkih, ampak je agilne preobrazbe lahko deležno celotno podjetje. Preobrazba obsega štiri korake, ki jih je treba izvesti zelo premišljeno, sicer se lahko zaposleni temu uprejo, češ da ne deluje.

Prvi korak vključuje spremembo organizacije (1), ki mora postati progresivna in omogočati dovoljšno mero psihološke varnosti, kjer zaposleni avtonomno sprejemajo odločitve. Kjer organizacija še ni popolnoma progresivna si cilje postavimo s pomočjo OKR-jev (objective key results), je na DMS Praktikumu korake predstavil Jaka Kladnik (Switch to Eleven). Drugi korak je vpeljava ene od agilnih tehnik Scrum ali Kanban (2), ki jih bolje poznamo iz sveta programiranja, tretji korak je t. i. »gamechanger« (3), ki terja predvsem razmislek o tem, kar delamo in kakšen je naš namen, četrti pa predanost začrtani poti (4).

Pri običajnem načinu dela, vodenju projektov, za katerega je značilno delo v silosih, posamezniki iz različnih služb v podjetju pri projektu sodelujejo v okviru teh služb, medtem ko vodja projekta prevzema nehvaležno vlogo povezovalca vseh deležnikov v projektu. Pri agilnem načinu dela pa se vzpostavi cross-funkcionalno ekipo, ki je sestavljena iz zaposlenih iz različnih silosov in bo zadolžena za projekt.

Za progresivne organizacije je namesto stremenja k profitu značilna želja po izpolnitvi namena delovanja.

‍Namesto hierarhične piramide pri organizaciji dela uporabljamo mrežo ekip, namesto neposrednega vodenja se usmerimo na vodenje, ki nudi podporo ekipam. Agilno delovanje namesto načrtovanja in napovedovanja vključuje eksperimentiranje in prilagajanje, namesto na pravilih in nadzoru temelji na svobodi in zaupanju v delo zaposlenih, namesto osrednje avtoritete pa vpeljuje decentralizirano odločanje. Poleg tega je za agilno delovanje značilna izjemna transparentnost, ne pa skrivnostnost, ki je velikokrat značilna za star način delovanja, namesto ljudi z ustreznimi opisi delovnih mest pa za sodelovanje poiščemo tiste s pravimi talenti, sposobnostmi in kompetencami, je Jaka Kladnik primerjal progresiven in tradicionalen način delovanja.  

Najhitreje je elemente progresivne organizacije moč doseči z uporabo nekaterih tehnik Management 3.0. Te skrbijo za uvedbo rednih povratnih informacij, večanje psihološke varnosti v ekipi, predvsem pa na popolnoma naraven način pomagajo k izboljšani dinamiki v ekipi. Tehnike, katerih se lahko poslužite, so:
‍

• »Kudo box«  - To je škatla pohval, katere cilj je doseči dobre odnose med sodelavci, s tem pa izboljšanje delovanja službe, oddelka. Medsebojne pohvale zbiramo en teden, nato pa jih vodja javno prebere.Pohvaljene izpostavi pred vsemi, nepohvaljeni pa se začnejo spraševati,zakaj njih ni nihče pohvalil.

• »Delegation poker« - kjer se za posamezne elemente organizacije dela, kot so npr. dopusti, delavnik, orodja, ki jih uporabljamo, zaposlovanje novih sodelavcev, opredeljevanje ciljev in bonuse, opredeli, kdo jih bo določil. Bodo to vodja sam, zaposleni ali pa se bodo vpleteni posvetovali. Delegiranje ima sedem stopenj:

1.  Zapoved (Tell) –> Jaz vam bom povedal, kako bo organizirano delo.2. Prodaja (Sell) –> Jaz vam bom prodal svojo odločitev, skušal vas bom prepričati, zakaj je dobra.
2. Posvetovanje (Consult) –> Posvetoval se bom z vami, nato pa odločil.
3. Strinjanje (Agree) –> Skupaj se bomo strinjali o odločitvi, dosegli bomo konsenz.
4. Svetovanje (Advise) –> Jaz bom svetoval, vi pa se boste odločili.
5. Poizvedba (Inquire) –> Sami se odločite, le obvestite me o odločitvi, ki jo bom potrdil.
6. Pooblastilo (Delegate) –> V celoti bom prepustil odločanje vam.

Delegacijska tabla bi po besedah Jake Kladnika morala biti vsem ves čas na vidnem mestu, saj transparentno komunicira način sprejemanja odločitev v ekipi.

Naslednji korak temelji na definiranju ciljev, ki jih kot ekipa želimo doseči. Te seoblikuje kot OKR oz. »objective key results«. Za OKR-je je značilno, da so:

• merljivi,
• oseba, ki je nosilec OKR-jev, mora imeti moč, znanje in vire, da lahko prevzame odgovornost zanj.

Na vsak cilj lahko definiramo le tri do štiri key resultse.

OKR-ji so nadgradnja KPI-jev. KPI-ji so merjenje aktivnosti. Če je aktivnost slaba, merimo slabo aktivnost. - Jaka Kladnik

Ko smo v ekipi zagotovili temeljno psihološko varnost in avtonomijo ter ko smo ciljem dodali namen, se lahko lotimo spremembe procesa dela in začnemo delati agilno. Če smo pred leti imeli le generalni Scrum Manifest, smo v zadnjih letih dobili prilagojenega za naše področje, in sicer Manifest Agilnega Marketinga, kjer je:

• osredotočenost na vrednost za uporabnika ter poslovne rezultate pred aktivnostmi in učinki,  
• hitro ustvarjanje vrednosti pred čakanjem na popolno kampanjo,
• učenje s poskusi in analizo podatkov pred mnenji in starimi prepričanji,
• medfunkcionalno delovanje pred silosi in hierarhijami,
• odziv na spremembe pred sledenjem statičnim načrtom in strategijam.

Scrum kot nosilna agilna metoda

V agilnosti poznamo več metod dela, četudi je najbolj razširjena metoda Scrum. Scrum temelji na delu v iteracijah. Dolžina iteracij je odvisna od ekipe, najpogosteje je dolžina iteracije 14 dni, ključni cilj pa je izdelava produkta minimalne izvedbe (MVP oz. minimum viable product), ki zadovoljuje prototipu postavljenega cilja. Na podlagi povratnih informacij produkt z vsako novo iteracijo izboljšamo, da pridemo do končnega produkta.

Metoda opredeljuje tri deležnike: ekipo, product owner-ja, katerega kompetence omogočajo jasen in napreden razvoj produkta, ter scrum masterja, ki skrbi, da proces teče nemoteno in pomaga, kjer je treba ter premika stvari naprej.

Vsak projekt se začne z kick off sestankom, kjer naročnik v obliki user-storyev predstavi, kakšen produkt si želi. Temu sestanku sledi Sprint planing meeting, ki je ključen za načrtovanje aktivnosti, ki se bodo izvajale v 14-dnevni iteraciji.

Sprint planing velja za temeljit sestanek, kjer se jasno izrazijo želje, variacije ter odstopanja, ki so dovoljena pri sami izdelavi produkta/storitve.

Produkt sprint planing sestanka je backlog, spisek opravil, ki bodo ekipi pomagale produkt razviti do naročenega. Ker pa iteracija traja le 14 dni, je potrebno iz backloga izbrati tako imenovani commited backlog. Commited Backlog je spisek opravil, ki bodo iteracijo pripeljali do MVP-ja. Torej gre za skrbno izbrana opravila, ki omogočajo po 14-dnevni iteraciji vpogled v prototip produkta, ki ga je stranka naročila. Tak prototip je dovolj za testiranje na trgu ter pridobivanje povratnih informacij deležnikov ter naročnika.

Ko ekipa sestavi svoj commited backlog, vsa opravila napiše na post-it listke ter jih postavi na Kanban tablo.

Kanban tabla je prostor, kjer imamo jasno opredeljena področja, ki opredeljujejo, v kateri fazi procesa se nahaja posamezno opravilo. Tabla vsebuje statuse:

1. To-do
2. In progress
3. Done

Včasih lahko statusom dodamo še status – v validaciji, v potrjevanju ... Cilj metode je transparentno delo in vpogled na projekt. To pomeni tudi, da je stanje na Kanban tabli enako stanju v projektu, kar v tradicionalno organiziranem podjetju omogoča prompten pregled stanja projekta in zato zmanjša dnevna poročanja.

Kanban tabla je ključen rekvizit tudi za dnevni stand up meeting sestanek. Gre za sestanek, ki se izvaja vsak dan ob isti uri in na katerem člani ekipe jasno odgovorijo na tri ključna vprašanja:

1. Kaj sem delal včeraj
2. Kaj bom delal danes
3. Ali sem včeraj oz. ali danes pričakujem težave pri svojem delu

Ta sestanek ne sme trajati več kot 5 minut, za kar je odgovoren Scrum master. Ta sestanek poskrbi za sprotno spremljanje dogajanja na projektu ter za sprotno reševanje težav in odmikanje morebitnih »ovir« v projektu.

Opomba: Veliko ekip že uporablja Kanban tablo in se poslužujejo spletnih orodij, ki ponujajo online izvedbo Kanban table (Trello ...). Ko je ekipa na začetku transformacije v agilno ekipo, je izredno pomembno zavedanje, da gre za transformacijo načina dela. Zato je priporočljivo uporabljati fizično tablo vsaj prve pol leta.

Zaključni del sprinta je sestanek, ki ga poznamo pod imenom Sprint Review. Gre za predstavitveni sestanek, kjer vsem deležnikom predstavimo naš MVP. Na sestanku poleg predstavitve želimo od deležnikov (naročnikov) prejeti transparentno povratno informacijo, ki nam zagotovi ključne usmeritve in izboljšave za naslednjo iteracijo (sprint).

Zadnji element agilne ekipe je Retrospektiva. Ta se izvede po vsakem sprintu. Poznamo več tehnik četudi je najbolj uporabljena tehnika Speedboat. Tehnika Speedboat se izvaja s pomočjo narisane jadrnice, ki ima nakazano pihanje vetra v jadra, ter spuščeno sidro v morju.

• Veter, ki piha v jadra, ponazarja, kaj je bilo v času iteracije dobro in nam je »pihalo v jadra«.
• Sidro ponazarja, kaj je bilo v času iteracije slabo, »kaj nas je vleklo dol«.

Člani teama s post-it listki nalepijo svojo povratno informacijo na proces in deležnike v procesu ter s tem transparentno izpostavijo morebitne težave ter dobre plati procesa in sodelujoče ekipe.

Ključni elementi uspešne uvedbe agilnega delovanja so:

• Kar delamo, naj ima namen.
• V ekipi si zaupamo in imamo visoko stopnjo psihološke varnosti (negativne povratne informacije vedno podamo ena na ena, pozitivne vedno pred vsemi. Le vodja je tisti, ki je tudi negativnih kritik deležen pred vsemi, a morajo zaposleni čutiti, da lahko varno podajo takšno povratno informacijo).
• Ni napak, vsi se učimo in vsaka stvar, ki se zgodi, je del učnega procesa.
• Podajajte konkretne povratne informacije (feedback).
• Zaupajte procesu in se mu prepustite.

‍