NT konferenca je za podjetje Microsoft Slovenija nepogrešljiv del poslovnega leta in osrednji dogodek, ki ga pripravljajo za stranke in partnerje. “NT konferenco navadno izvedemo v mesecu maju in v tem obdobju lanskega leta je bilo zaradi karantene nemogoče razmišljati o fizični izpeljavi takšnega dogodka. NT konference ne more nadomestiti kratek webinar, prestavitve dogodka v virtualni svet smo se lotili zelo resno in nastal je velik digitalni dogodek, ki je v enem popoldnevu 6.000 udeležencev vodil skozi 180 delov programa, delavnic, predavanj in skupin za debato. Za takšen dogodek potrebuješ vrhunsko ekipo, to je tehnično mravljišče, v katerem je potrebno do potankosti izpiliti vse tehnične zahteve. Ko greš skozi takšen projekt, se resnično zaveš, da obstajata dve dobi digitalizacije, ena je bila pred pandemijo koronavirusa, druga je po njej in je neprimerno hitrejša. Projekt je trajal en mesec in zdaj vemo, da je to premalo časa. Ko smo šli “v živo”, je bilo vse skupaj na meji tega, da se zalomi, a nam je uspelo. Glavni nauk - nujen sestavni del takšnih digitalnih dogodkov je generalka, da dogodek ne pade v vodo samo zato, ker je nekdo pritisnil napačen gumb. Danes vsi potrebujemo vsaj osnovne tehnične veščine in na nek način smo s covidom vsi postali digitalni marketingaši,” svoje izkušnje deli Lara Vodlan (Omnisfera).

Ko greš skozi takšen projekt, se resnično zaveš, da obstajata dve dobi digitalizacije, ena je bila pred pandemijo koronavirusa, druga je po njej in je neprimerno hitrejša. - Lara Vodlan (Omnisfera)

Kljub izpeljavi virtualne konference so organizatorji v novembru vseeno želeli izpeljati konferenco tudi v živo, a so jo bili zaradi drugega vala znova primorani preseliti na splet. “Jeseni smo imeli že bistveno več izkušenj. Konferenco organiziramo zaradi naših udeležencev, kupcev, partnerjev in tudi sponzorjev, pokriti jo moramo iz proračuna kotizacij in sponzorstev. Čeprav velja za Microsoftovo konferenco, vložka s te strani ni, zato smo veliko časa posvetili razmisleku, kako zagotoviti finančna sredstva, pri čemer je bilo potrebno “pokriti” še majsko konferenco. Jesensko konferenco smo organizirali na posebni platformi, ki jo je razvil estonski startup in je omogočala aktivno vključitev sponzorjev in še boljšo uporabniško izkušnjo za obiskovalce. Skozi konferenco smo tako izpeljali več kot tisoč sestankov ena na ena, ljudje so se srečali v klepetalnici, se pogovorili in šli naprej, v naslednjo sobo. Sponzorje pa najbolj zanimajo podatki. Te skozi virtualne dogodke precej lažje zbiramo in posredujemo podjetjem, s katerimi sodelujemo. To je zagotovo prednost, ki jo moramo izkoristiti.”

Sponzorje najbolj zanimajo podatki. Te skozi virtualne dogodke precej lažje zbiramo in posredujemo podjetjem, s katerimi sodelujemo. - Lara Vodlan (Omnisfera)

Kako spodbuditi udeležence, da se še bolj vključijo v izmenjavo mnenj in nasvetov skozi virtualno konferenco. “Ni dovolj, da udeležencu samo ponudiš “sobo” z navodilom, da naj gre v njo in klepeta. Udeleženci so izpolnili vprašalnik, s pomočjo katerega smo določili njegov profil - prodajaš, kupuješ, iščeš službo, si samo radovednež … Na podlagi teh podatkov je platforma predlagala udeležencu, kdo je zanj primeren sogovornik. Kot zelo dobra se je izkazala tudi odločitev, da sestanke omejimo na deset minut, da so udeleženci na teh sestankih hitri in učinkoviti.”

Podobno kot pri dogodkih “v živo” imajo seveda tudi digitalni dogodki svoje KPI-je oziroma merljive kazalnike uspešnosti. “KPI-ji so bili v dveh nivojih. Prvi nivo je ta, da seveda s konferenco ne smemo narediti minusa. Drugi nivo pa je ustvarjanje prodajnih priložnosti, ki jih lahko predamo Microsoftu. Vesela sem, da smo bili na obeh nivojih uspešni. Smo eden redkih takšnih dogodkov, ki je imel kotizacije in so jih udeleženci tudi plačevali,” zaupa Lara Vodlan.

Vsi vemo, da nam danes ob neštetih sestankih na različnih digitalnih platformah hitro pade raven pozornosti. Digitalni dogodki imajo s tem še večji izziv. “Spodbujanje vključevanja udeležencev je odvisno od tega, v katerem delu prodajnega lijaka se nahaja tisti, ki ga želimo nagovoriti z določeno aktivnostjo. Če gre za dogodek širšega formata, s katerim zgolj dvigujemo raven zavedanja o naši znamki in produktih med udeleženci, potem je povsem dovolj, da organiziramo morda med dogodkom še kakšno nagradno igro in pošljemo udeležencu na dom za nagrado kavni avtomat. Če pa smo v ožjem delu lijaka, moramo vedeti, kaj udeleženca zanima in kako mu lahko pomagamo rešiti izziv. Ni vedno vključenost sveti gral takšnih dogodkov. Dogodek je aktivnost v sklopu našega prodajnega lijaka, ne bo pa rešil vseh naših izzivov samo s tem, ko ga bomo izvedli. Vprašati se moramo, kaj želimo doseči z dogodkom oziroma kaj so KPI-ji. Predpogoj uspešnosti dogodka je ta, da je vsak dogodek del enovite marketinške strategije in vnaprej dogovorjenih ter merjenih aktivnosti.”

Predpogoj uspešnosti dogodka je ta, da je del enovite marketinške strategije. - Lara Vodlan (Omnisfera)

Pri kvalitetnem in uspešnem digitalnem dogodku nujno potrebujemo ustrezno tehnologijo oziroma platformo. Kako jo izbrati? “Zagotovo potrebujete platformo, ki omogoča interakcijo med udeleženci. To je osnova. Nujno moramo narediti domačo nalogo in pogledati, kaj želimo doseči, koga nagovoriti, kdo je ciljna skupina. Če je direktor podjetja nesrečen, ker letos ne more imeti dogodka s partnerji na golf igrišču in naroči marketingu, naj poišče alternativo, potem je potrebno to izpeljati na vrhunskem nivoju, najeti studio, produkcijsko ekipo, vrhunskega moderatorja … Če pa želimo prodaji prinesti nove priložnosti oziroma ogreti že obstoječe, potem potrebujemo predvsem relevantno vsebino, ki pa jo danes lažje dobimo, saj so na voljo govorci iz vsega sveta, ki jim ni potrebno plačati letala in namestitve. Če smo pred dvema letoma organizirali konferenco in se nam je nekdo javil prek posnetka, smo izpadli kar nekoliko neprofesionalno, ker ga nismo uspeli pripeljati na oder v dvorani. V novi hibridni realnosti pa bo to povsem dovolj in lažje bomo pripeljali na dogodek boljšega govorca ter obogatili vsebino. Dogodki po covidu bodo še boljši,” je prepričana Lara Vodlan.

Dogodki po covidu bodo še boljši. - Lara Vodlan (Omnisfera)

Glavni izzivi virtualnih dogodkov:

• Kako zagotoviti (visoko) vključenost udeležencev?
• Kako zagotoviti zbranost udeležencev?
• Kako zagotoviti / spodbuditi mreženje in spoznavanje med udeleženci?
• Kako čim bolj izenačiti razmerje med prijavami in udeležbo?
• Zahtevnost upravljanja platform za digitalne dogodke.
• Cenovna politika virtualnih dogodkov – izzivi določanja cen, nižji prihodki.
• Razumevanje produkcije virtualnih dogodkov in osvajanje televizijskega načina razmišljanja in televizijske produkcije.
• Natančno načrtovanje virtualnega dogodka, kjer ni prostora za napake.
• Izpostavitev in aktivacija partnerjev, sponzorjev – gamification, fizični paketi …
• Zagotavljanje kakovostne internetne povezave za vse udeležence.
• Visoka cena produkcije in digitalnih platform.

Glavne prednosti virtualnih dogodkov:

• Dostop do večjega nabora govorcev.
• Prihranek časa.
• Prihranek denarja za udeležence.
• Prihranek denarja za organizatorja (za enostavne dogodke).
• Brezčasnost vsebin – posnete video vsebine.
• Večji doseg, globalizacija, možnost udeležbe ljudi z različnih delov sveta.
• Lažja interakcija med udeleženci.
• Manj logističnih izzivov za organizatorje in udeležence
• Zbiramo lahko mnogo več podatkov o udeležencih – kaj jih zanima, stopnja vpletenosti …
• Večji % povratnih informacij.

Izbor platforme za izvedbo večjih virtualnih dogodkov je lahko zahtevna naloga, v pomoč so vam lahko različne lestvice in ocene, ki jih objavlja G2, "peer-to-peer review" stran, ki združuje mnenja o poslovni programski opremi. Tu je ena izmed lestvic.

Najboljših 10 platform za virtualne dogodke (G2):

• Hopin
• vFairs
• Hubilo
• Remo Conference
• Brazen
• Socio
• InEvent
• EventMobi
• Run The World
• Cvent

Vir: https://www.g2.com/categories/virtual-event-platforms

G2 (Crowd) je "peer-to-peer review" stran, ki združuje mnenja o poslovni programski opremi.